Slack - Transparente und schnelle Kommunikation

Was ist der Nutzen von Slack?

• Slack ist ein Chat-Tool, mit dem sowohl mobil als auch mit dem Desktop innerhalb von Gruppen kommuniziert werden kann.
• Es ermöglicht unmittelbare Kommunikation zwischen vielen Personen, Unternehmen und Organisationseinheiten. Es ist schnell und effizient!
• Innerhalb des Projekts oder Teams ist dies für mich immer das Hauptkommunikationstool (statt E-Mails)
• Implizit wird damit das Pull-Prinzip eingeführt - Jeder soll alle relevanten Infos sehen, entscheidet aber selbst, inwieweit sie zur Kenntnis genommen werden
• Neu: Huddle - im Team miteinander im Remote Orbit per Videkonferenz kommunizieren. Die Idee dahinter ist, dass es sich anfühlt, als wären alle im gleichen Raum, auch wenn dieser nur virtuell ist. Und es ist super.

Lizenzen und Kosten

• Freie Lizenz: Nur Nachrichten der letzten 90 Tage sind sichtbar. Das wurde von Salesforce nach der Übernahme geändert. Zusätzliche Funktionen wie einrichten von Gruppen sind nicht in der freien Lizenz verfügbar.
• Kostenpflichtige Lizenz: Je nach Unternehmens - oder Teamgröße ca. 5-11 EUR pro Nutzer pro Monat (alle Nachrichten sind immer sichtbar, zusätzliche Funktionen)

To-dos bei einer Einführung von Slack

Initial:

• Einrichten eines (Projekt-) "Workspaces" durch Einladung der Projektnutzer (ggf. muss je nach Organisation eine Freigabe für die Nutzung eingeholt werden)
• Festlegen, wer Administratorrechte hat (insbesondere für weitere Nutzerfreigaben)
• Erste Regeln vereinbaren: Transparente Kommunikation (z.B. Vermeidung von "geschlossenen Gruppen", grundsätzlich geht offene Kommunikation vor)
• Schulung für neue Nutzer (dazu gehören auch die Schwächen einer freien Lizenz)
• Initial die wichtigsten Gruppen einrichten
• Wichtige Regel: jeder pflegt sein Profil, insbesondere mit seiner Telefonnummer

Für später:

• Themenspezifische Channels weiter ausbauen (z.B. Entwicklung, Support, General, etc.)
• Regeln verfeinern
• Ggf. Push-Tools oder eigene Notifications einrichten (Verbindung zu Trello, Jira, Kalendereinbindung, etc.)
• Besonders mächtig, und deshalb auch insbesondere bei (Software-)Entwicklungsteams beliebt: Einbindung von Notifications aller Art, vor allem bei Deployments, Tests, die nicht funktionieren, Alarm bei Anomalien von Monitoringtools wie z.B. Datadog.

Bewertung von Slack

Ich kann mir eine Arbeitsumgebung ohne Chat nicht mehr vorstellen. Je größer und verteilter ein Team ist, desto schwieriger ist eine direkte Kommunikation. Slack baut diese Hürde zumindest teilweise ab. Die eigentliche Kraft von Slack liegt in der Festlegung von themenspezifischen Channels, die nicht zu klein, aber auch nicht zu groß sein sollten. Viele Organisationen arbeiten auch mit anlassbezogenen Channels, die danach einfach dichtgemacht werden. Als Teamleiter kann ich mit Slack auch schnell wichtige Infos ins Team tragen.

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Slack vs. Microsoft Teams:

Inzwischen gibt es viele Organisationen, die MS Teams nutzen. Das ist erstmal gut, denn wie bereits ausgeführt ist die Kommunikation bei weitem effizienter, besonders in der Remote-Wirklichkeit, in der wir uns befinden. MS Teams hat aber einen entscheidenden Nachteil, wenn es nicht mit Bedacht, Sinn oder Struktur eingeführt wird. Beispiele von meinen Mandaten kann ich unzählige auflisten. Der klassische Weg ist:

1. MS Teams-Teams können von allen einfach gebildet werden, mit folgenden Nachteilen. Zunächst: Wer nicht im MS-Teams-Team ist, bekommt nichts mit.
2. Dann  erstellen echte Teams ein MS-Teams-Team. Parallel machen das dann aber auch Bereiche, Abteilungen, Projekte, Initiativen, etc.
3. Nutzer (echte Menschen) sind dann in mehreren MS-Teams-Teams, deren Inhalte teilweise redundant, überlappend oder schlichtweg doppelt sind.
4. Weil die Nutzer in so vielen Teams sind, erhalten sie ständig Notifications, denn anfangs ist die Nutzung hoch
5. Weil sie merken, dass Infos redundant, überlappend oder schlichtweg doppelt sind, nimmt die Response-Zeit ab und der anfängliche Vorteil wird zum Nachteil: Informationen werden nicht mehr anständig distribuiert.

So gut MS Teams an vielen Stellen auch ist, diese Entwicklung habe ich bei sehr vielen Kunden festgestellt. Es ist schwer, die bestehende Struktur wieder abzubauen, entwirren und neu zu ordnen.

In Slack können alle Nutzer, die Slack-Nutzer sind,  offenen Kanälen beitreten. Natürlich muss da auch gut überlegt werden, was für Channels wofür benutzt werden, aber zumindest können alle teilnehmen, wenn sie wollen. Und das halte ich in Remote Zeiten für einen großen Vorteil.

Meine Top-Tipps und Tricks zu Slack:

• Freie Lizenz: 90 Tage freie Nachrichten hat sich Slack - bzw. Salesforce schlau ausgedacht, ich habe auch in Organisationen gearbeitet, die auch mit 50.000 Nachrichten immer noch die freie Lizenz nutzen. Das funktioniert zwar, aber man sucht immer wieder "alte Dinge", die dann verschwinden, da Slack eben nur die Nachrichten der letzten 90 Tage anzeigt. Nervig und nicht zu empfehlen.
• Räumt immer mal wieder auf. Ein Wildwuchs von zu vielen Channels sorgt dafür, dass wichtige Informationen liegenbleiben und unbeachtet bleiben. Achtet darauf, dass die Channels dennoch homogen bleiben.
• Emojis werden von vielen, die Slack nicht nutzen, immer wieder belächelt. Sie sind aber sehr effizient und mächtig. Wenn ich beispielsweise eine Nachricht poste, bei der ich sicher sein möchte, dass andere sie gelesen haben, können die anderen dies z.B. mit einem "Daumen hoch" deutlich machen. Wunderbar kann man sie auch für schnelle Abstimmungen einsetzen (Frage, zu beantworten mit Daumen hoch, runter)
• Reminder (haben wir an dieser Stelle auch schon erklärt, siehe "Wie erinnere ich mein Team regelmäßig abzustimmen"): Man kann mit Slack Erinnerungen einrichten, die dann automatisch im Channel auftauchen. Sehr praktisch!
• Integrationen: Ich nutze eigentlich immer eine Kalenderintegration, damit man zentral die An- oder Abwesenheiten im jeweiligen Tag sehen kann. Jeden Morgen werden die Tages-Termine in einen allgemeinen Channel gepostet. Dann sieht man gleich morgens, wer an- oder abwesend ist und was so anliegt. Wenn ihr Trello nutzt, würde ich auch diese Integration empfehlen - Aktualisierungen von Karten werden dann gepostet.
• Pin: Informationen, die immer mal wieder wichtig sind, pinne ich am jeweiligen Channel, sodass sie schnell verfügbar sind. Tipp: die Pins sind auch bei der freien Lizenz sichtbar, auch wenn Texte sonst nicht mehr dargestellt werden
• Profilpflege: Da E-Mail eigentlich nur noch bei "externer Kommunikation" wichtig ist, lege ich großen Wert darauf, dass die Profile gepflegt sind, insbesondere die Telefonnummern, weil Slack dann auch das "Adressbuch" des Teams ist.
• @channel oder @here: Ich empfehle, dies nur zu nutzen, wenn etwas wirklich wichtig ist. Bei inflationärer Nutzung sind viele Nutzer genervt und reagieren nicht (mehr).
• Private vs. offene Channels: Ich persönlich versuche in meinen Projekten private Channels zu vermeiden. Dies kann aber auch zu Spannungen führen, z.B. in Auftragnehmer/Auftraggeber Situationen. In diesen Fällen versuche ich dennoch so lange wie möglich private Channels zu vermeiden. Warum? Weil Intransparenz Misstrauen schafft.
• Offboarding: Vergesst nicht, Leute, die euer Team verlassen, auch wieder aus Slack rauszuschmeißen! Das ist ein Klassiker, der gerne mal vergessen wird.
• Huddle: Probiert es aus: Die User-Experience ist der Hammer, und man bekommt Notifications, wenn einer stattfindet. Sehr zu empfehlen!

Alternative zu Slack selbst hosten

Kunden, die selbst hosten möchten, empfehle ich als Alternative zu Slack Rocketchat. Ich bin kein Anhänger von in House Hosting, kann aber Rocketchat sehr guten Gewissens empfehlen. Einer meiner Kunden hat es im Einsatz. Es ist open Source und bietet eine Menge der Funktionen, die Slack auch kann. Ich persönlich finde Slack einfach etwas smoother, gewitzter und ansprechender.

Anmerkungen

Die Links sind keine Affiliate-Links. Stand ist Anfang 2023. In den Todos für die Einführung beschreibe ich, was bei der Einführung zu bedenken ist. In Bewertung und Tipps gehe ich kurz auf die Gründe ein, warum ich es gerne nutze und was noch zu beachten ist. Voraussetzung für beinahe alle Tools ist eine moderne Infrastruktur, insbesondere Firefox oder Chrome Browser in aktuellen Versionen.

Ein zusätzlicher Kommentar an dieser Stelle: Auch wenn es Tools sind, die mehrheitlich von agilen oder Scrum Teams benutzt werden, so ebnet die Benutzung dieser Werkzeuge nicht automatisch den Weg zur "New Work".